用档案管理助力企业提质增效

来源:本站原创    作者:田万芳 魏普通     时间:2017-05-31
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对于现代企业来说,档案管理在企业运营中承担着“后勤部队”角色,虽不在前“冲锋陷阵”,但以其殷实厚重的信息资源支撑企业日常经营运转。做好档案工作,能够为企业发展“挖潜降耗”提供重要依据、事实支撑,促进生产经营“提质增效”。

做好档案工作,要以“查漏补缺”为指引。“以史为镜,可以知兴替。”档案既是过去工作的历史记载,是企业生产经营工作开展、业务活动发生、重大历史事件的“留痕”,包括纸质文件、视频文件、电子文件、声音文件等。通过整理档案,汇编成册,可以在企业“志载”中发现生产经营中的成绩和问题,查漏补缺,促进企业管理提升。比如在房地产企业,科技档案中的工程及营销档案的考证和学习价值最大。查证学习过往的工程档案,不但能为新项目的工程建设提供经验,还可以对潜在风险进行有效规避。而对营销档案的合理利用,则可以通过分析过往营销策划优劣、客户消费需求,引导下一步营销策划工作。

做好档案工作,要以提升内控水平为目标。有观点认为,只要通过观察一家企业的档案管理,就可对这家企业的内部控制有大体的认识。企业每年进行的审计工作,档案都充当着“陪审员”的角色。从档案入手,审计人员可以快速了解企业的财务状况、经营决策、日产管理、项目建设等情况,在整个审计工作过程中,每一份档案都对上述问题做了最好的回答。档案管理是企业内部控制的折射面,与企业经营活动息息相关,,必须高度重视。

做好档案工作,要以企业文化建设为载体。越是有底蕴的企业,越重视企业文化的建设和宣传,优秀的企业文化是企业占有市场不可或缺的因素。档案对企业的各项荣誉、活动图片均进行了记录。通过展示实物档案和图片档案,企业的社会形象、精神风貌、产品品质会更立体的呈现在消费者面前,对于增加企业知名度,获得消费者的认可具有积极作用。

做好档案工作,要以维护品牌信誉为根本。品质是企业的外在生命,也是撬动企业收益的直接因素。如若遇到重大质量问题,需要企业提供各项工程资料、原始实验数据等对企业合法、合理施工过程进行说明,力证企业产品质量,维护企业合法权益。

档案管理琐碎细微,却可以小见大、以小博大,为企业管理提升、健康发展助力续航。档案工作的资料收集、整理编目、保管利用等诸多环节,都是在为今后企业各项工作的开展提供“后勤保障”,为企业发展“查漏补缺”,助力企业提质增效。

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